Sie sind hier

Wie finde ich

das richtige Projekt­manage­ment-Tool - Teil II

 

Gruner Berchtold Eicher AG
Stefan Aufdermauer, dipl. Bauing. ETH 
Stefan[punkt]Aufdermauer [ät] gruner[punkt]ch

In meinem letzten Blogpost bin ich auf die acht Phasen des Projektmanagements eingegangen, um die Anforderungen an ein Projektmanagement-Tool für die Gruner Gruppe besser darzulegen. In diesem zweiten Teil schauen wir uns nun die weiteren Anforderungen an ein solches Tool aus Sicht des Informations-, Wissens-, und Kommunikationsmanagements an.

Informationsmanagement im Projektmanagementprozess

Dokumentenmanagement und Archivierung
Jedes unserer Projekte hat sehr viele Dokumente unterschiedlichster Art. Dazu gehören Verträge, Rechnungen, Berechnungen, Notizen, Pläne, BIM-Modelle sowie der zum Projekt zugehörige Schriftverkehr. Ziel des Dokumentenmanagements im Projektprozess ist eine digitale Ablage- und Archivierungslösung zu haben, die auf Metadaten basiert. Dokumente müssen schnell such- bzw. filterbar, die Verknüpfung zu Projekten, Projektaufgaben oder Kunden einfach möglich sein. Ersteller, Dokumentenstatus, Version etc. stehen dazu in einer eindeutigen Verbindung mit den einzelnen Dokumenten.

Aufgaben- / Pendenzenmanagement
Sowohl in der Projekteröffnung als auch in der Projektabwicklung spielt die Erstellung, Zuweisung und Koordination von Aufgaben eine wesentliche Rolle. In diesem Bereich investiert der Projektleiter einen grossen Teil seiner verfügbaren Arbeitszeit. Gefordert ist hier eine intuitive und effiziente Möglichkeit, Aufgaben zu managen. Dazu gehören neben der Ressourcenzuordnung auch die zeitliche Planung der Aufgabe, sowie die Möglichkeit der Status- und Fortschrittsanalyse.

Wissensmanagement im Projektmanagementprozess

Ausweis von Mitarbeiter-Kompetenzen
Die Gruner Gruppe lebt vom Wissen und den Kenntnissen der eigenen Mitarbeitenden. Wachsende Unternehmensstrukturen erschweren dabei die übergreifende Suche nach dem für ein Projekt passenden internen Spezialisten. Auch im Rahmen der Angebotserstellung gilt es, die Qualität der angebotenen Leistungen mit den Referenzen der eigenen Mitarbeitenden zu untermauern und so die Chance auf einen Offertgewinn zu erhöhen. Kenntnisse, Fähigkeiten und Weiterbildungen der Mitarbeitenden müssen aus diesem Grund such- und filterbar für das gesamte Unternehmen zur Verfügung stehen.

Ausweis von Referenzprojekten
Form und Inhalt einer Offerte sind, wie auch die Projektplanung, individuell auf den jeweiligen Kunden zugeschnitten. Allein dadurch können wir die Chance auf einen Auftrag sowie die Zufriedenheit des Kunden bei der Projektbearbeitung verbessern. Viele neue Projekte sind in ähnlicher Form dennoch bereits geplant bzw.  erstellt worden. Referenzblätter müssen dem Projektleiter such- und filterbar zur Verfügung stehen und ein schnelles Auffinden des passenden Referenzprojektes ermöglichen. Auf dieser Grundlage wird es möglich, Offerten schneller und zielgerichteter zu erstellen und Projekte effizienter zu planen.

Unternehmenswiki & Beispielvorlagen
Es gilt, Wissen langfristig im Unternehmen zu halten, zu sichern und für alle Mitarbeitenden verfügbar zu machen. Dazu sollen ein Unternehmenswiki und Beispielvorlagen die Grundlage schaffen.

Kommunikationsmanagement im Projektmanagementprozess

Kontakterfassung & Kommunikationsspeicherung
Wie in der Marktbeobachtungsphase beschrieben, wird der Erfassung des Kunden und Partnernetzwerkes sowie der Darstellung kundenbezogener Aktivitäten eine besondere Bedeutung zugemessen. Relevant ist die intuitive und einfache Führung des Anwenders durch den Prozess der Kontakterfassung bzw. eine weitgehend automatische Registrierung von Kommunikationsverläufen. Der Aufwand der Systempflege muss deutlich unter dem Ertrag der gewonnenen Informationen liegen. Andernfalls ist der Mehrwert dem Anwender kaum vermittelbar.

Projektchat
Projektmanagement lebt von der Kommunikation verschiedener Projektparteien. Ziel ist es, die Kommunikation eines Projektes zentral zu bündeln und die Einbindung externer Projektparteien zu ermöglichen. Der Austausch zu Projektthemen sowie die Einsicht in Dokumente können so einfach und effektiv erfolgen.

Funktionen des Projektmanagement-Tools

Die Gesamtheit der Anforderungen ergibt sich zum einen aus den beschriebenen Projektphasen und den dahinter liegenden Prozessen, zum anderen aus den klassischen Funktionsanforderungen an eine moderne und nutzerorientierte Softwarelösung. Nachfolgend gehe ich auf die nutzerorientierte Softwarelösung ein.

Nutzerverwaltung
Ziel ist eine gruppenbasierte Rechtevergabe, die eine globale Mutation von Berechtigungen ermöglicht und der Gruner Gruppe ein individuell zugeschnittenes Zugriffssystem erlaubt.

Bedienung
Die Bedienung der Softwarelösung muss möglichst einfach und intuitiv erfolgen. Der Anwender sollte verständlich geführt und übermässiger Schulungsaufwand vermieden werden.

Mobilität
Die Softwarelösung muss auf allen Endgeräten weltweit nutzbar sein.

Skalierbarkeit
Die Projektumfänge innerhalb des Unternehmens sind sehr unterschiedlich skaliert. Die Projektmanagementsoftware muss die Möglichkeit bieten, verschiedene Projekttypen und -grössen zu behandeln bzw. den Projektprozess flexibel anzupassen.

Interoperabilität
Zwischen der neuen Projektmanagementsoftware und bestehenden oder neuen Systemen muss der Austausch möglich sein. Auch muss die Software modifizierbar und die hinterlegte Datenstruktur nutzbar sein. Je nach Leistungsumfang der Projektmanagementsoftware ist auch der zukünftige Austausch mit zusätzlichen CRM- und HR-Systemen relevant.

Effizienz 
Jedes Werkzeug muss seinen Zweck optimal erfüllen, sonst taugt es nichts. Dasselbe gilt natürlich auch für ein Projektmanagement-Tool. Kurze Ansprechzeiten, schnelle Ladevorgänge und einen rasche und umfangreiche integrierte Suche sind wichtig, um Anwender effizient zu unterstützen.

Mehrsprachigkeit
Die Mitarbeitenden der Gruner Gruppe müssen in ihrer Sprache im Projektmanagementprozess unterstützt werden. Voraussetzung hierfür ist die Verfügbarkeit der Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch.

Währung
Die Gruner Gruppe operiert international. Die Unterstützung aller gängigen Währungsarten ist daher Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung.

Benachrichtigungssystem
Die Softwarelösung soll den Projekt-, aber auch den Abteilungs- und die Geschäftsleiter in der jeweiligen Funktion unterstützen und Risiken minimieren. Dazu gehört eine Benachrichtigungssystematik, die den Funktionsinhaber bei der Über- bzw. Unterschreitung festgelegter Grenzwerte warnt. Die Durchführung von Projekten, die Erledigung von Aufgabenplanungen sowie der Dokumentenworkflow muss durch Statusmeldungen unterstützt werden.

Konfigurierbare Workflows
Die Integration von Workflows muss Validierungs- und Prüfungsprozesse vereinfachen und die Qualität von Dokumenten oder Planungsschritten sicherstellen.

Technologie
Die Softwarelösung muss einem modernen, akzeptierten und anwenderorientierten Technologiestand entsprechen. Dazu gehört beispielsweise die Nutzung auf mobilen Endgeräten. Zudem sollte ein lesender Zugriff auf die zugrundeliegende Datenbank bzw. die Anbindung weiterer Softwarelösungen über Schnittstellen möglich sein.

Verfügbarkeit
Die Gruner Gruppe ist an einer langfristigen und nachhaltigen Lösung interessiert. Dauerhafter Support und die Erwartung einer langfristigen Produktpflege sind Grundvoraussetzung für die Wahl des Softwareanbieters. Das Unternehmen setzt bewusst nicht auf Nischenlösungen.

Handhabung
Das System sollte möglichste einfach Installiert, die Wartung und Unterhaltung kostengünstig und zeiteffizient erfolgen.

Daten
Eine besondere Rolle spielt die Datensicherheit. Die Gruner Gruppe garantiert dem Kunden eine hohe Sicherheit der gespeicherten Daten und eine effiziente und handhabbare Datenverwaltung.

Reife
Um Implementierungsschwierigkeiten und Akzeptanzprobleme zu vermeiden, sollte das Produkt einen hohen Reifegrad besitzen. Die Softwarelösung muss bereits in weiteren Unternehmen, bestenfalls der gleichen Branche, erfolgreich im Einsatz sein.

Fazit

Die gewünschten Anforderungen, Funktionen und der angestrebte Umfang einer Softwarelösung im Bereich des Projektmanagements sind sehr komplex. Die Anwendergruppen und deren jeweilige Funktion im aktuellen Projektablauf sind vielfältig. Auf dem Markt gibt es kein Projektmanagement-Tool, welches alle Anforderungen abdeckt und bereits massgeschneidert vorliegt. Es braucht eine intensive Zusammenarbeit mit dem evaluierten Softwarehersteller, damit die Bedürfnisse der Gruner Gruppe optimal erfüllt werden können.

Stefan Aufdermauer ist Vorsitzender der Geschäftsleitung bei Gruner Berchtold Eicher AG mit den Kernkompetenzen in den Bereichen Infrastrukturbau, Konstruktion und Umwelt.