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Comment trouver

le bon outil de gestion de projets ?
Partie II

 

Gruner Berchtold Eicher AG
Stefan Aufdermauer, Ing. civ. dipl. EPF 
Stefan[punkt]Aufdermauer [ät] gruner[punkt]ch

Dans mon dernier blogpost, j’ai exposé les huit phases de la gestion de projets afin de mieux présenter les exigences imposées à un outil de gestion de projets pour le Groupe Gruner. Dans cette deuxième partie, nous allons aborder les exigences supplémentaires imposées à un tel outil du point de vue de la gestion de l’information, du savoir et des communications.

Gestion de l’information dans le processus de gestion de projets

Gestion des documents et archivage
Chacun de nos projets comporte un grand nombre de documents de types les plus divers. Contrats, factures, calculs, notes, plans, modèles BIM notamment, plus la correspondance relative au projet. L’objectif de la gestion des documents dans le processus du projet est de disposer d’une solution de classement et d’archivage numérique basée sur les métadonnées. Il doit être possible de rechercher ou filtrer rapidement les documents et d’établir facilement le lien avec les projets, les tâches des projets ou les clients. Le rédacteur, le statut du document, la version etc. ont un lien explicite avec les différents documents.

Gestion des tâches / affaires en suspens
La définition, l’affectation et la coordination des tâches jouent un rôle essentiel aussi bien lors de l’ouverture du projet que pendant le déroulement du projet. Le chef de projet investit une grande partie de son temps de travail disponible dans ce domaine. Une capacité intuitive et efficace de gérer les tâches est ici nécessaire. Cela comporte, outre l’affectation des ressources, le calendrier des tâches et la capacité d’analyser le statut et l’état d’avancement des tâches.

Gestion du savoir dans le processus de gestion de projets

Justification des compétences des collaborateurs 
Le Groupe Gruner vit du savoir et des connaissances de ses propres collaboratrices et collaborateurs. Le développement des structures de l’entreprise rend plus difficile la recherche transversale des spécialistes internes appropriés pour un projet donné. Dans le cadre de l’établissement de l’offre également, il est utile de mettre en avant la qualité des prestations proposées en mentionnant les références de ses propres collaboratrices et collaborateurs pour augmenter ses chances de remporter le marché. Il est par conséquent nécessaire que les connaissances, capacités et formations continues des collaboratrices et collaborateurs puissent être recherchées et filtrées facilement et soient à la disposition de l’ensemble de l’entreprise. 

Justification de projets de référence
Tout comme la planification du projet, la forme et le contenu d’une offre sont adaptés individuellement au client concerné. Cette adaptation permet déjà d’améliorer les chances d’obtenir le marché et d’augmenter la satisfaction du client lors de la réalisation du projet. De nombreux nouveaux projets du même type ont toutefois déjà été planifiés ou réalisés. Les fiches de référence doivent également pouvoir être recherchées et filtrées facilement, être à la disposition du chef de projet et permettre de trouver rapidement le projet de référence pertinent. Ce principe permet d’établir les offres plus rapidement et de manière mieux ciblée et de planifier les projets avec une plus grande efficacité.

Wiki d’entreprise & modèles types
Il s’agit de conserver, sécuriser durablement le savoir au sein de l’entreprise et de le rendre accessible à tous les collaborateurs et collaboratrices. Un wiki d’entreprise et des modèles types doivent servir de base à cette démarche.

Gestion des communications dans le processus de gestion de projets

Recensement des contacts & enregistrement des communications
Comme décrit dans la phase de suivi du marché, il convient d’accorder une importance particulière au recensement des clients et du réseau de partenaires ainsi qu’à la présentation des activités orientées client. Le guidage intuitif et facile de l’utilisateur à travers le processus de recensement des contacts et l’enregistrement automatique du déroulement des communications sont d’une grande importance. Les charges résultant de la gestion du système doivent être nettement inférieures au produit généré par les informations acquises. La plus-value n’est guère perceptible par l’utilisateur dans le cas contraire.

Chat de projet 
La gestion de projets vit de la communication des différentes parties au projet. L’objectif est de centraliser la communication concernant le projet et de permettre l’intégration des parties au projet externes. Les échanges concernant les éléments du projet et la consultation des documents sont ainsi plus faciles et plus efficaces.

Fonctions de l’outil de gestion de projets

L’ensemble des exigences résulte d’une part des phases décrites précédemment et des processus sous-jacents, d’autre part des exigences fonctionnelles classiques imposées à toute solution logiciel moderne orientée utilisateur. J’aborde la solution logiciel orientée utilisateur ci-après.

Gestion des utilisateurs
L’utilisation de la solution logiciel doit être la plus facile et intuitive possible. L’utilisateur doit être guidé de manière claire et précise et les charges de formation excessives doivent être évitées.

Utilisation
L’utilisation de la solution logiciel doit être la plus facile et intuitive possible. L’utilisateur doit être guidé de manière claire et précise et les charges de formation excessives doivent être évitées. 

Mobilité 
La solution logiciel doit pouvoir s’utiliser sur tous les terminaux dans le monde entier. 

Modulabilité 
Les volumes des projets sont très variables au sein de l’entreprise. Le logiciel de gestion de projets doit offrir la possibilité de traiter des projets de différents types et différentes dimensions et d’adapter avec flexibilité le processus du projet. 

Interopérabilité 
Les échanges entre le nouveau logiciel de gestion de projets et les systèmes existants ou nouveaux doivent être possibles. Le logiciel doit être modifiable et la structure de données enregistrée utilisable. En fonction de l’étendue des prestations du logiciel de gestion de projets, les futurs échanges avec les systèmes CRM et les systèmes HR sont également importants.

Efficacité 
Tout outil doit pouvoir remplir son objectif de manière optimale, il n’est pas approprié dans le cas contraire. Il en est naturellement de même pour un outil de gestion de projets. Des temps de réponse réduits, des processus de chargement rapides, un système de recherche intégré ultrarapide et complet sont également nécessaires pour assister efficacement l’utilisateur. 

Multilinguisme 
Les collaborateurs et collaboratrices du Groupe Gruner doivent pouvoir être assisté(e)s dans leur propre langue dans le processus de gestion de projets. Il est pour cela nécessaire de disposer des langues allemande, anglaise et française.

Devises 
Le Groupe Gruner travail au niveau international. Il est donc nécessaire de disposer de toutes les devises courantes au niveau mondial pour pouvoir implémenter correctement le logiciel. 

Système d’information 
La solution logiciel doit assister le chef de projet, mais aussi le chef du département et les dirigeants de l’entreprise dans leur fonction respective et permettre de minimiser les risques. Il est pour cela nécessaire de disposer d’un système d’information qui avertisse la personne compétente en cas de dépassement de valeurs limites supérieures ou inférieures prédéfinies. La mise en œuvre des projets, la planification des tâches et les flux de documents doivent être assistés par des messages de statut. 

Workflows configurables 
L’intégration des workflows doit simplifier les processus de contrôle et de validation et garantir la qualité des documents ou des étapes de planification. 

Technologie 
La solution logiciel doit correspondre à un niveau de technologie moderne, accepté et orienté client, possibilité d’utilisation sur terminaux mobiles par exemple. Un accès en lecture à la base de données sous-jacente ou la connexion d’autres solutions logiciel via interfaces doivent par ailleurs être également possibles.

Disponibilité 
Le Groupe Gruner est intéressé par une solution à long terme et durable. Support permanent et attente d’un suivi de produit à long terme constituent un critère de base pour sélectionner le fournisseur de logiciels. L’entreprise ne veut pas de solutions de niche. 

Maniement 
Le système doit être facile à installer, la maintenance et l’entretien doivent être peu coûteux et rapides.

Données 
La sécurité des donnés joue un rôle particulièrement important. Le Groupe Gruner garantit à ses clients une sécurité maximale des données enregistrées et une gestion des données efficace et simple.

Maturité 
Afin d’éviter les difficultés d’implémentation et les problèmes d’acceptation, le produit doit présenter un haut degré de maturité. La solution logiciel doit déjà fonctionner parfaitement dans d’autres entreprises, de préférence du même secteur. 

Résumé 

Les exigences requises, les fonctions et l’étendue visée de la solution logiciel dans le domaine de la gestion de projets sont très complexes. Les groupes d’utilisateurs et leur fonction respective dans le déroulement actuel des projets sont multiples. Il n’existe actuellement pas d’outil de gestion de projets répondant à toutes les exigences requises et sur mesure sur le marché. Une étroite coopération avec les fabricants de logiciels évalués est nécessaire pour pouvoir couvrir de manière optimale tous les besoins du Groupe Gruner.

Stefan Aufdermauer est président du conseil d'administration de Gruner Berchtold Eicher AG et possède des compétences clés dans les domaines de la construction d'infrastructures, de la construction et de l'environnement.